Berapa Lanyard yang Harus Dipesan? Panduan Quantity Perusahaan

Menentukan jumlah lanyard untuk kebutuhan perusahaan kelihatannya sederhana. Kalau ada 500 karyawan, misalnya, tinggal pesan 500 pcs. Cara hitung seperti ini memang bisa digunakan sebagai titik awal, tetapi untuk pengadaan perusahaan, jumlah karyawan belum tentu sama dengan jumlah lanyard yang sebaiknya dipesan.

Ada kebutuhan lain yang perlu ikut diperhitungkan, seperti lanyard cadangan untuk penggantian, karyawan baru, tenaga kontrak, kebutuhan onboarding, visitor, sampai distribusi ke beberapa cabang. Kalau semuanya tidak dihitung sejak awal, perusahaan bisa saja kekurangan stok ketika lanyard sudah digunakan beberapa bulan.

Sebaliknya, bukan berarti semakin banyak stok semakin baik. Terlalu banyak memesan juga membuat barang menumpuk dan anggaran tertahan. Karena itu, yang lebih penting adalah menentukan quantity lanyard berdasarkan kebutuhan penggunaan, bukan hanya berdasarkan jumlah orang yang tercatat sebagai karyawan saat ini.

Apakah 1 Karyawan Berarti 1 Lanyard?

Untuk kebutuhan paling sederhana, memang bisa saja menggunakan pendekatan 1 karyawan = 1 lanyard. Misalnya perusahaan memiliki 100 karyawan aktif dan seluruhnya menggunakan jenis ID card serta lanyard yang sama. Maka 100 pcs dapat menjadi angka dasar untuk pengadaan.

Tetapi angka tersebut belum tentu mencerminkan kebutuhan sebenarnya. Dalam operasional perusahaan selalu ada kemungkinan seseorang membutuhkan penggantian, ada karyawan baru yang masuk setelah pengadaan, atau ada kebutuhan lain yang sebelumnya tidak dimasukkan dalam perhitungan.

Karena itu, lebih aman jika jumlah karyawan dianggap sebagai jumlah kebutuhan utama, bukan otomatis sebagai jumlah akhir yang harus dimasukkan ke quotation.

Jumlah Karyawan Adalah Titik Awal Perhitungan

Misalnya perusahaan memiliki 500 karyawan aktif. Angka tersebut berarti setidaknya ada 500 pengguna yang membutuhkan lanyard apabila seluruh karyawan memang menggunakan ID card.

Setelah angka dasar tersebut diketahui, baru lihat apakah ada kebutuhan tambahan.

Secara sederhana, cara berpikirnya bisa seperti ini:

Kebutuhan lanyard = pengguna aktif + kebutuhan replacement + kebutuhan onboarding/cadangan + kebutuhan khusus

Tidak harus semua komponen tersebut selalu ditambahkan. Yang penting, procurement melihat kondisi perusahaan terlebih dahulu sebelum menentukan quantity final.

Faktor Apa Saja yang Perlu Dihitung Selain Jumlah Karyawan?

Setelah jumlah pengguna utama diketahui, ada beberapa kondisi yang sebaiknya diperiksa. Masing-masing perusahaan bisa memiliki kebutuhan berbeda, sehingga tidak ada satu angka cadangan yang otomatis cocok untuk semua perusahaan.

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan kecil, perbedaannya mungkin tidak terlalu terasa. Tetapi ketika jumlah pengguna mencapai ratusan atau ribuan orang, selisih quantity beberapa puluh atau ratusan pcs sudah cukup berarti.

Beberapa kebutuhan yang paling umum antara lain berikut ini.

1. Karyawan Baru

Perusahaan yang rutin melakukan recruitment sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan lanyard untuk karyawan baru.

Misalnya sekarang terdapat 1.000 karyawan, tetapi dalam beberapa bulan berikutnya perusahaan memang sudah memiliki rencana onboarding karyawan baru. Kalau seluruh stok hanya dihitung berdasarkan 1.000 orang yang aktif hari ini, kebutuhan berikutnya harus dipenuhi melalui pengadaan tambahan.

Untuk perusahaan yang memiliki recruitment cukup rutin, stok onboarding dapat menjadi salah satu pertimbangan sejak awal.

2. Lanyard Replacement

Lanyard digunakan setiap hari dan bisa mengalami kerusakan, kehilangan, atau kondisi lain yang membuat karyawan membutuhkan penggantian.

Tidak semua replacement bisa diprediksi jumlahnya secara tepat. Karena itu, perusahaan biasanya perlu mempertimbangkan apakah ingin menyediakan sejumlah stok pengganti agar kebutuhan tersebut dapat ditangani tanpa harus melakukan pengadaan baru setiap kali ada lanyard yang bermasalah.

Namun jumlahnya sebaiknya disesuaikan dengan pengalaman penggunaan perusahaan. Kalau selama ini lanyard jarang mengalami replacement, kebutuhan cadangannya tentu berbeda dengan perusahaan yang tingkat penggantiannya lebih tinggi.

3. Visitor dan Tenaga Kontrak

Jangan langsung mencampurkan visitor atau tenaga kontrak dengan jumlah karyawan tetap.

Kebutuhannya bisa saja berbeda dari sisi desain, warna, tulisan, holder, maupun cara penggunaannya. Karena itu, lebih mudah jika masing-masing kategori dihitung sebagai kebutuhan tersendiri.

Misalnya:

Dengan pembagian seperti ini, procurement dapat melihat dari mana angka quantity berasal, bukan sekadar memasukkan satu angka total ke quotation.

Berapa Cadangan Lanyard yang Sebaiknya Dipesan?

Ini pertanyaan yang sering muncul, tetapi sebenarnya tidak ada satu persentase cadangan yang wajib digunakan semua perusahaan.

Misalnya ada yang mengatakan perusahaan harus selalu menambah 10% dari jumlah karyawan. Angka tersebut bisa saja masuk akal sebagai contoh simulasi, tetapi bukan berarti setiap perusahaan harus membeli sebanyak itu.

Kebutuhan cadangan sangat bergantung pada kondisi penggunaan.

Perusahaan dengan 100 karyawan dan turnover rendah jelas berbeda dengan perusahaan yang memiliki 5.000 karyawan dan melakukan onboarding setiap bulan. Demikian juga perusahaan yang memiliki banyak aktivitas lapangan akan mempunyai pola replacement yang berbeda dengan kantor yang mayoritas aktivitasnya berada di ruangan.

Gunakan Data Penggunaan Jika Sudah Tersedia

Kalau perusahaan sudah pernah menggunakan lanyard sebelumnya, data historis justru bisa menjadi acuan yang lebih baik.

Misalnya dalam satu tahun perusahaan memiliki:

• 1.000 karyawan;

• 35 lanyard diganti karena rusak;

• 20 lanyard hilang;

• 60 karyawan baru masuk;

• 15 pcs digunakan untuk kebutuhan khusus.

Dari data tersebut procurement sudah memiliki gambaran nyata mengenai kebutuhan tambahan perusahaan.

Cara seperti ini lebih masuk akal daripada menentukan cadangan hanya berdasarkan angka persentase yang bersifat umum.

Contoh Menghitung Kebutuhan Lanyard untuk 100 Karyawan

Sekarang kita ambil contoh yang sederhana.

Sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan aktif dan semuanya membutuhkan lanyard.

Kalau hanya menggunakan jumlah pengguna:

100 karyawan = 100 pcs lanyard

Tetapi perusahaan juga memperkirakan akan ada beberapa karyawan baru dan ingin memiliki stok replacement.

Misalnya secara internal ditentukan:

• 100 pcs untuk karyawan aktif;

• 5 pcs untuk replacement;

• 5 pcs untuk kebutuhan onboarding.

Maka kebutuhan yang dipertimbangkan menjadi:

110 pcs.

Angka 110 pcs ini bukan aturan baku. Ini hanya contoh bagaimana procurement dapat memecah kebutuhan berdasarkan fungsi sehingga quantity yang dipesan mempunyai dasar yang jelas.

Kenapa Tidak Langsung Pesan 200 Pcs?

Karena stok cadangan juga harus masuk akal.

Kalau perusahaan hanya memiliki 100 karyawan, tidak ada recruitment dalam waktu dekat, dan replacement selama ini sangat rendah, memesan dua kali lipat dari kebutuhan mungkin justru membuat stok terlalu banyak.

Selain quantity, perlu dipertimbangkan juga apakah desain perusahaan berpotensi berubah. Kalau perusahaan sedang melakukan rebranding, misalnya, menyimpan terlalu banyak lanyard dengan logo lama bisa menjadi kurang efisien.

Jadi prinsipnya bukan “pesan sebanyak mungkin untuk berjaga-jaga”, tetapi “pesan sesuai kebutuhan dengan cadangan yang masuk akal.”

Bagaimana Menghitung Kebutuhan Lanyard untuk 1.000 Karyawan?

Untuk perusahaan yang memiliki 1.000 karyawan, perhitungannya mulai lebih menarik karena kebutuhan tambahannya bisa cukup signifikan.

Misalnya perusahaan mempunyai:

1.000 karyawan aktif

Kemudian dari pengalaman sebelumnya diketahui bahwa perusahaan membutuhkan stok untuk replacement dan onboarding. Procurement dapat membuat beberapa skenario quantity, misalnya:

Sekali lagi, angka tersebut hanya contoh. Perusahaan lain mungkin memiliki kebutuhan berbeda.

Yang penting adalah setiap tambahan quantity mempunyai alasan. Dengan begitu, ketika quotation dari vendor masuk, procurement juga lebih mudah menjelaskan mengapa quantity yang diminta bukan tepat 1.000 pcs.

Kalau Karyawan Tersebar di Banyak Cabang

Jumlah total karyawan juga belum selesai menjadi dasar pengadaan kalau perusahaan mempunyai beberapa lokasi.

Misalnya total ada 1.000 karyawan:

• Jakarta: 500

• Bandung: 200

• Surabaya: 150

• Semarang: 100

• kota lainnya: 50

Pertanyaannya kemudian bukan hanya berapa total lanyard?, tetapi juga di mana stok tersebut akan disimpan?

Kalau seluruh stok replacement disimpan di kantor pusat, kebutuhan distribusinya berbeda dengan kondisi ketika setiap cabang harus memiliki stok sendiri.

Karena itu, perusahaan dengan banyak lokasi sebaiknya mempertimbangkan quantity berdasarkan pengguna dan lokasi penyimpanan, bukan hanya jumlah karyawan secara nasional.

Untuk kebutuhan seperti ini, pembahasan tentang desain berbeda dan pengiriman per cabang juga perlu diperhatikan agar quantity setiap lokasi tidak tertukar.

Apakah Lanyard Cadangan Sebaiknya Dibuat Sama dengan Lanyard Karyawan?

Pada banyak perusahaan, lanyard cadangan memang dibuat dengan spesifikasi yang sama agar dapat langsung digunakan sebagai pengganti.

Namun ada kondisi tertentu ketika perusahaan justru mempunyai beberapa jenis lanyard. Misalnya lanyard karyawan tetap berbeda dengan visitor, kontraktor, atau kebutuhan event internal.

Kalau demikian, jangan memasukkan semuanya sebagai satu quantity.

Lebih baik buat breakdown berdasarkan penggunaan.

Dengan cara ini vendor juga memperoleh informasi yang lebih jelas saat membuat quotation dan menyiapkan produksi.

Jangan Lupa Menghitung Kebutuhan Onboarding

Untuk perusahaan yang terus bertambah, kebutuhan lanyard tidak berhenti pada jumlah karyawan saat pengadaan dilakukan.

Misalnya hari ini perusahaan mempunyai 2.000 karyawan. Dalam enam bulan ke depan, HR memperkirakan akan ada perekrutan 200 orang baru.

Kalau kebutuhan tersebut memang sudah dapat diperkirakan, procurement bisa memasukkannya dalam perencanaan stok.

Hal ini terutama berguna bagi perusahaan yang mempunyai onboarding rutin. Daripada setiap kali ada karyawan baru harus mencari vendor dan melakukan pengadaan tambahan dalam jumlah kecil, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan secara berkala.

Tentu keputusan tersebut tetap perlu mempertimbangkan perubahan desain, identitas brand, dan kebijakan pengadaan perusahaan.

Lebih Baik Pesan Sekaligus Banyak atau Bertahap?

Tidak ada jawaban yang sama untuk semua perusahaan.

Memesan lebih banyak sekaligus bisa memberikan keuntungan dari sisi efisiensi produksi jika spesifikasi dan quantity memang sesuai. Tetapi perusahaan juga perlu mempertimbangkan ruang penyimpanan dan kemungkinan perubahan desain atau identitas perusahaan.

Sementara itu, pengadaan bertahap dapat membuat stok lebih mudah disesuaikan dengan kebutuhan aktual. Kekurangannya, perusahaan perlu melakukan proses pengadaan kembali ketika stok mulai habis.

Jadi keputusan quantity tidak bisa dilepaskan dari pola penggunaan dan kebijakan inventory perusahaan.

Pertimbangkan Umur Stok dan Kemungkinan Rebranding

Ini sering terlupakan ketika menghitung quantity.

Bayangkan perusahaan sedang melakukan perubahan logo dalam waktu dekat. Memesan lanyard dalam jumlah sangat besar dengan logo lama mungkin justru membuat sebagian stok tidak bisa digunakan setelah identitas baru diberlakukan.

Sebaliknya, kalau desain sudah stabil dan kebutuhan pengguna relatif konsisten, pengadaan dalam quantity lebih besar dapat lebih masuk akal.

Karena itu sebelum menentukan quantity, procurement juga perlu melihat rencana perubahan identitas perusahaan, bukan hanya jumlah karyawan.

Bagaimana Menentukan Quantity Saat Meminta Quotation Vendor?

Setelah kebutuhan dihitung, sebaiknya jangan hanya mengirim pesan:

“Pak, minta harga lanyard untuk 1.000 orang.”

Informasi seperti itu belum tentu cukup untuk mendapatkan gambaran quotation yang akurat.

Lebih jelas jika kebutuhan ditulis berdasarkan kategori.

Contohnya:

Lanyard employee: 1.000 pcs
Replacement stock: 50 pcs
Onboarding: 50 pcs
Visitor: 100 pcs

Jika semuanya menggunakan spesifikasi yang sama, vendor dapat mengetahui total quantity sekaligus breakdown kebutuhannya.

Kalau spesifikasinya berbeda, masing-masing varian juga sebaiknya dijelaskan. Dengan begitu, customer dan vendor tidak hanya membicarakan jumlah total, tetapi juga memahami produk apa yang sebenarnya harus diproduksi.

Apakah Quantity Besar Selalu Lebih Efisien?

Belum tentu.

Quantity memang menjadi salah satu faktor dalam penawaran harga lanyard custom, tetapi keputusan membeli lebih banyak tidak seharusnya hanya didasarkan pada harga per pcs.

Misalnya harga per pcs menjadi lebih menarik ketika quantity meningkat. Tetapi kalau perusahaan sebenarnya tidak membutuhkan stok sebanyak itu, selisih harga tersebut harus dibandingkan dengan biaya penyimpanan dan risiko stok tidak terpakai.

Sebaliknya, kalau perusahaan memang memiliki kebutuhan rutin dan desainnya stabil, quantity yang lebih besar bisa saja lebih sesuai dengan strategi pengadaannya.

Jadi procurement sebaiknya melihat total kebutuhan dan penggunaan, bukan sekadar mengejar harga per pcs paling rendah.

Checklist Menentukan Jumlah Lanyard Sebelum Order

Sebelum mengirim quantity ke vendor, procurement dapat melakukan pengecekan sederhana:

1. Berapa jumlah karyawan aktif?

2. Apakah semua karyawan membutuhkan lanyard?

3. Berapa perkiraan karyawan baru?

4. Apakah perusahaan membutuhkan stok replacement?

5. Apakah ada tenaga kontrak atau outsourcing?

6. Apakah visitor membutuhkan lanyard tersendiri?

7. Apakah ada kebutuhan event atau training?

8. Apakah perusahaan memiliki beberapa cabang?

9. Apakah stok disimpan terpusat atau per cabang?

10. Apakah desain semua pengguna sama?

11. Apakah ada rencana rebranding?

12. Berapa quantity yang benar-benar perlu dimasukkan ke quotation?

Dengan checklist tersebut, jumlah lanyard yang diajukan ke vendor akan mempunyai dasar yang lebih jelas.

Jadi, Berapa Lanyard yang Sebaiknya Dipesan Per Karyawan?

Tidak ada angka tunggal yang berlaku untuk semua perusahaan. 1 karyawan = 1 lanyard bisa menjadi dasar yang sederhana, tetapi belum tentu menjadi quantity akhir.

Untuk mendapatkan angka yang lebih realistis, perusahaan perlu melihat kebutuhan pengguna aktif, replacement, onboarding, stok operasional, tenaga kontrak, visitor, serta distribusi jika mempunyai beberapa cabang.

Yang paling penting adalah jangan memasukkan semua kebutuhan tersebut secara asal menjadi satu angka. Pisahkan berdasarkan penggunaannya sehingga procurement bisa mengetahui berapa lanyard untuk karyawan, berapa untuk cadangan, dan berapa untuk kebutuhan lainnya.

Dengan cara tersebut, saat meminta quotation kepada vendor, quantity yang diberikan sudah lebih matang. Vendor juga dapat memberikan penawaran berdasarkan kebutuhan yang sebenarnya, bukan sekadar angka jumlah karyawan.

Pada akhirnya, tujuan pengadaan bukan mendapatkan lanyard sebanyak mungkin, tetapi memiliki quantity yang cukup untuk operasional tanpa membuat stok berlebihan. Untuk order perusahaan dalam jumlah besar, perencanaan quantity seperti ini juga akan mempermudah tahap quotation, produksi, packing, hingga distribusi ke masing-masing lokasi.

lanjut

Bagian artikel utamanya sudah selesai. Supaya paket artikelnya lengkap untuk publikasi, saya lanjutkan dengan FAQ + internal linking + meta data.

FAQ

Apakah jumlah lanyard harus sama dengan jumlah karyawan?

Tidak selalu. Jumlah karyawan dapat dijadikan dasar kebutuhan utama, tetapi perusahaan juga perlu mempertimbangkan lanyard replacement, karyawan baru, onboarding, tenaga kontrak, visitor, dan kebutuhan khusus lainnya.

Berapa lanyard cadangan yang sebaiknya disiapkan perusahaan?

Tidak ada jumlah atau persentase yang berlaku untuk semua perusahaan. Stok cadangan sebaiknya disesuaikan dengan riwayat replacement, jumlah karyawan baru, pola penggunaan, serta kebijakan penyimpanan perusahaan.

Kalau perusahaan memiliki 1.000 karyawan, apakah harus pesan 1.000 pcs?

1.000 pcs dapat menjadi kebutuhan dasar apabila seluruh karyawan menggunakan lanyard. Namun quantity akhir bisa lebih besar apabila perusahaan juga membutuhkan stok replacement, onboarding, tenaga kontrak, visitor, atau kebutuhan lainnya.

Apakah lanyard visitor harus dihitung bersama lanyard karyawan?

Sebaiknya dipisahkan jika spesifikasi atau desainnya berbeda. Pemisahan quantity membantu procurement mengetahui kebutuhan masing-masing kategori dan memudahkan vendor menyiapkan quotation maupun produksi.

Apakah perusahaan dengan banyak cabang perlu menghitung lanyard per cabang?

Sebaiknya iya, terutama jika setiap cabang menyimpan stok sendiri. Selain jumlah pengguna, procurement perlu menentukan berapa stok yang dikirim ke masing-masing lokasi agar distribusi dan kebutuhan replacement lebih mudah dikendalikan.

Apakah lebih murah jika langsung memesan lanyard dalam jumlah besar?

Belum tentu selalu lebih efisien. Quantity besar dapat memberikan struktur harga yang berbeda, tetapi perusahaan tetap perlu mempertimbangkan kebutuhan aktual, ruang penyimpanan, kemungkinan rebranding, serta risiko stok tidak terpakai.

Kapan sebaiknya perusahaan memesan lanyard cadangan?

Stok cadangan dapat dipertimbangkan ketika perusahaan memiliki kebutuhan replacement, onboarding rutin, atau membutuhkan lanyard siap pakai untuk operasional. Jumlahnya sebaiknya ditentukan berdasarkan pola kebutuhan perusahaan, bukan sekadar menggunakan persentase yang sama untuk semua kondisi.

Apa saja informasi yang sebaiknya diberikan kepada vendor saat meminta quotation?

Selain quantity, sebaiknya informasikan ukuran lanyard, material, lebar, teknik printing, jenis hook atau aksesori, desain, jenis ID card, kebutuhan packing, lokasi pengiriman, dan deadline. Jika quantity terdiri dari beberapa kategori, berikan breakdown masing-masing kebutuhan.