Perusahaan yang memiliki banyak cabang biasanya tidak selalu membutuhkan lanyard dengan desain yang persis sama di setiap lokasi. Identitas utama perusahaan memang bisa dibuat konsisten, tetapi nama cabang, kode lokasi, warna tertentu, atau informasi unit kerja bisa saja dibuat berbeda.

Masalahnya, ketika jumlah cabang mulai banyak, kebutuhan tersebut menjadi lebih kompleks daripada sekadar memesan lanyard dalam jumlah ribuan. Procurement perlu memastikan desain masing-masing cabang jelas, quantity tidak tertukar, dan barang nantinya dikirim ke lokasi yang tepat.

Di VendorLanyard, kebutuhan seperti ini lebih mudah dipahami jika sejak awal diperlakukan sebagai satu proyek dengan beberapa varian, bukan sekadar satu pesanan dengan jumlah besar. Jadi, misalnya perusahaan membutuhkan 10.000 pcs untuk 20 cabang, setiap cabang tetap dapat memiliki desain, jumlah, dan tujuan pengiriman yang berbeda sesuai kebutuhan.

Apakah Satu Order Lanyard Bisa Memiliki Desain Berbeda Tiap Cabang?

Bisa. Satu perusahaan dapat melakukan pengadaan lanyard dalam satu proyek meskipun desain yang digunakan pada setiap cabang tidak sepenuhnya sama. Yang penting, sejak awal sudah jelas bagian desain mana yang tetap dan bagian mana yang memang dibuat berbeda.

Contohnya, perusahaan memiliki 10 cabang dan membutuhkan total 5.000 pcs. Logo perusahaan, warna utama, ukuran lanyard, dan jenis aksesori dibuat sama. Yang dibedakan hanya nama cabangnya. Maka secara konsep produksinya dapat dibuat menjadi beberapa varian, seperti LOGO PERUSAHAAN – JAKARTA, LOGO PERUSAHAAN – BANDUNG, LOGO PERUSAHAAN – SURABAYA, dan seterusnya.

Jadi, customer tidak harus membuat 10 order terpisah hanya karena ada 10 nama cabang. Yang perlu dipisahkan adalah data desain dan quantity setiap varian agar produksi dapat mengikuti kebutuhan masing-masing lokasi.

Model Perbedaan Desain yang Bisa Digunakan

Perbedaan antar cabang tidak selalu berarti seluruh desain harus dibuat ulang. Justru untuk perusahaan yang ingin menjaga identitas corporate, biasanya lebih efektif menggunakan satu master desain kemudian membuat variasinya.

Beberapa pola yang umum misalnya:

• Logo dan desain utama sama, nama cabang berbeda.

• Logo dan layout sama, kode cabang berbeda.

• Desain utama sama, tetapi warna tertentu dibedakan berdasarkan wilayah.

• Setiap cabang memiliki desain yang lebih spesifik sesuai kebutuhan unitnya.

• Kombinasi antara identitas perusahaan dan identitas masing-masing cabang.

Semakin sederhana pola perbedaannya, semakin mudah pula seluruh desain dikontrol. Tetapi kalau setiap cabang memiliki artwork yang benar-benar berbeda, data desainnya perlu dibuat lebih terstruktur agar tidak terjadi kesalahan saat masuk produksi.

Desain Lanyard Tiap Cabang Berasal dari Mana?

Pertanyaan ini cukup penting karena tidak semua perusahaan datang dengan file desain yang sudah lengkap. Ada customer yang sudah memiliki artwork final untuk setiap cabang, tetapi ada juga yang hanya mempunyai satu desain utama dan ingin nama cabang ditambahkan kemudian.

Kalau perusahaan sudah memiliki desain masing-masing cabang, artwork tersebut dapat dijadikan acuan setelah diperiksa dan disetujui. Sebaiknya setiap file diberi nama yang jelas sehingga vendor dapat mengetahui file tersebut milik cabang mana.

Misalnya jangan hanya menggunakan nama file seperti final.jpg, final2.jpg, atau desain terbaru.jpg. Untuk order dengan banyak cabang, penamaan seperti JKT-01, BDG-01, atau SBY-01 akan jauh lebih mudah dipahami.

Kalau Hanya Punya Satu Master Desain

Kalau perusahaan baru memiliki satu desain utama, itu juga bukan masalah. Master desain tersebut dapat dijadikan dasar untuk membuat beberapa varian sesuai kebutuhan cabang.

Misalnya desain utamanya:

Logo Perusahaan + Nama Cabang

Kemudian dibuat:

• Logo Perusahaan + Jakarta

• Logo Perusahaan + Bandung

• Logo Perusahaan + Surabaya

• Logo Perusahaan + Medan

Dengan model seperti ini, identitas visual perusahaan tetap seragam. Yang berubah hanya elemen yang memang dibutuhkan untuk membedakan setiap lokasi.

Kalau VendorLanyard membantu menyiapkan penyesuaian layout dari master desain tersebut, hasil akhirnya tetap perlu mendapatkan persetujuan customer sebelum digunakan sebagai acuan produksi massal.

Kalau Customer Belum Memiliki Desain Sama Sekali

Ada juga kondisi ketika perusahaan hanya memiliki brief sederhana, misalnya ingin lanyard menggunakan warna corporate, logo perusahaan, dan nama masing-masing cabang.

Dalam kondisi seperti ini, kebutuhan desain perlu dibicarakan lebih dahulu. Customer dapat memberikan logo, identitas warna, ukuran, contoh visual, atau referensi yang diinginkan sebagai bahan awal.

Yang perlu dibedakan adalah brief dengan desain final. Brief menjelaskan kebutuhan, sedangkan produksi massal sebaiknya menggunakan desain yang sudah disepakati.

Hal ini menjadi semakin penting kalau jumlahnya ribuan pcs. Kesalahan kecil pada desain yang belum benar-benar disetujui bisa ikut tercetak dalam jumlah besar.

Bagaimana Cara Mengatur Desain Agar Tidak Tertukar?

Ketika hanya ada satu desain, pengendaliannya relatif sederhana. Tetapi ketika satu order memiliki 10, 20, atau bahkan puluhan desain, cara penyimpanan dan identifikasi file menjadi bagian penting dari proses order.

Karena itu, kami menyarankan agar setiap desain memiliki identitas yang jelas dan dapat dikaitkan dengan quantity serta cabangnya. Jadi ketika sebuah file dibuka, orang yang menangani order tidak perlu menebak file tersebut digunakan untuk lokasi mana.

Salah satu cara sederhananya adalah menggunakan kode cabang atau kode varian.

Dengan format seperti ini, desain JKT-01 mempunyai hubungan yang jelas dengan cabang Jakarta dan quantity 1.000 pcs. Informasi tersebut nantinya juga dapat diteruskan ke tahap packing dan pengiriman.

Jadi bukan hanya desainnya yang memiliki nama, tetapi seluruh informasi order menggunakan identitas yang sama.

Apakah Quantity Tiap Cabang Bisa Berbeda?

Bisa. Tidak ada keharusan setiap cabang menerima jumlah lanyard yang sama. Quantity dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan, kebutuhan operasional, stok, atau kebijakan pengadaan masing-masing lokasi.

Misalnya total kebutuhan perusahaan adalah 5.000 pcs. Kantor pusat mungkin membutuhkan 1.000 pcs, sedangkan cabang yang lebih kecil hanya membutuhkan 200–300 pcs.

Yang penting, pembagian tersebut sudah tercatat sebelum produksi sehingga total quantity keseluruhan tetap dapat dikontrol.

Contohnya:

Data seperti ini juga membantu procurement ketika melakukan pengecekan. Kalau total PO adalah 5.000 pcs, jumlah seluruh pembagian cabang harus kembali ke angka tersebut.

Dengan begitu, quantity tidak hanya tercatat sebagai angka total, tetapi juga memiliki rincian yang dapat ditelusuri berdasarkan lokasi.

Apakah Lanyard Bisa Dikirim Langsung ke Masing-Masing Cabang?

Bisa, selama kebutuhan pengiriman multi-alamat sudah disampaikan dan disepakati sejak awal. Jadi perusahaan tidak selalu harus menerima seluruh lanyard di kantor pusat kemudian melakukan distribusi sendiri ke setiap cabang.

Misalnya perusahaan memesan 10.000 pcs dan memiliki 15 cabang. Barang dapat direncanakan berdasarkan pembagian kebutuhan masing-masing lokasi, sehingga cabang Jakarta menerima quantity untuk Jakarta, cabang Bandung menerima quantity untuk Bandung, dan seterusnya.

Namun, kebutuhan seperti ini sebaiknya tidak baru disampaikan setelah produksi selesai. Informasi multi-alamat akan berhubungan dengan packing, jumlah paket, alamat penerima, dan pengaturan pengiriman.

Contoh Pembagian Pengiriman

Misalnya:

Dengan data tersebut, kebutuhan produksi dan pengiriman dapat dilihat sebagai satu rangkaian.

Barang untuk Jakarta tidak hanya berarti “1.000 pcs”, tetapi memiliki tujuan yang jelas. Begitu juga barang untuk Bandung, Surabaya, dan cabang lainnya.

Bagaimana Packing Lanyard untuk Banyak Cabang?

Untuk order multi-cabang, packing menjadi bagian yang tidak kalah penting dari produksinya. Bayangkan ada 20 desain dan setiap desain memiliki quantity berbeda. Kalau seluruh barang dicampur menjadi satu, customer akan membutuhkan pekerjaan tambahan untuk memilahnya kembali.

Karena itu, untuk kebutuhan tertentu barang dapat dikelompokkan berdasarkan cabang atau varian. Misalnya lanyard Jakarta dikemas sebagai kelompok Jakarta, kemudian lanyard Bandung sebagai kelompok Bandung.

Cara tersebut membuat proses penerimaan di masing-masing cabang menjadi lebih mudah karena barang sudah mengikuti pembagian yang dibuat pada saat order.

Contoh Identifikasi Packing

Misalnya:

PACK JKT-01
Jakarta — 1.000 pcs

PACK BDG-01
Bandung — 700 pcs

PACK SBY-01
Surabaya — 900 pcs

Kode yang digunakan dapat disesuaikan dengan sistem administrasi proyeknya. Yang penting, identitas pada packing tetap dapat dicocokkan dengan master data order.

Untuk proyek besar, kebutuhan seperti packing per cabang, packing per desain, atau pengiriman per lokasi sebaiknya dibicarakan sejak awal agar dapat dimasukkan ke dalam perencanaan order.

Bagaimana Kalau Setiap Cabang Memiliki Alamat Pengiriman Berbeda?

Tidak masalah, tetapi daftar alamat sebaiknya dibuat dalam satu data yang jelas. Jangan hanya mengirim alamat melalui beberapa percakapan terpisah karena semakin banyak cabang, semakin besar kemungkinan informasi tercecer atau salah dipasangkan.

Format sederhana yang bisa digunakan misalnya:

Alamat lengkap kemudian ditempatkan pada data pengiriman sesuai kebutuhan.

Dengan cara ini, vendor dapat melihat hubungan antara kode cabang → quantity → packing → alamat.

Untuk perusahaan yang memiliki banyak lokasi, struktur seperti ini jauh lebih aman dibandingkan hanya memberikan daftar alamat tanpa menghubungkannya dengan quantity dan identitas cabang.

Bagaimana Kalau Satu Cabang Belum Memberikan Desain?

Ini salah satu kondisi yang sebaiknya diperhatikan sejak awal.

Misalnya ada 20 cabang, tetapi baru 18 cabang yang sudah mengirimkan desain dan dua cabang masih menunggu keputusan internal. Jangan sampai dua desain yang belum final tersebut dianggap sudah siap produksi.

Status masing-masing cabang sebaiknya dibuat jelas, misalnya:

Dengan begitu, customer dan vendor sama-sama mengetahui bagian mana yang sudah bisa diproses dan mana yang masih membutuhkan keputusan.

Hal ini juga penting ketika perusahaan memiliki deadline tertentu. Desain yang belum final tentu perlu diperhitungkan dalam perencanaan produksi agar tidak mengganggu jadwal keseluruhan order.

Bagaimana Jika Satu Cabang Minta Revisi Sendiri?

Revisi satu cabang tidak selalu berarti seluruh desain harus berubah. Kalau perubahan hanya menyangkut identitas cabang tersebut, misalnya nama “Bandung” diganti menjadi “Bandung Barat”, maka perubahan dapat difokuskan pada varian tersebut.

Namun, kalau yang berubah adalah master desain, misalnya posisi logo, ukuran tulisan, warna utama, atau layout keseluruhan, dampaknya bisa berbeda karena perubahan tersebut dapat memengaruhi seluruh varian.

Karena itu, sejak awal sebaiknya dibedakan antara master design dan branch variant.

Master design adalah desain dasar yang menjadi acuan bersama, sedangkan branch variant adalah versi yang sudah disesuaikan untuk masing-masing cabang.

Dengan pembagian tersebut, customer lebih mudah mengetahui apakah sebuah revisi hanya berlaku untuk satu lokasi atau harus diterapkan ke seluruh cabang.

Bagaimana Alur Order Lanyard untuk Banyak Cabang?

Kalau kebutuhan desain, quantity, dan pengiriman sudah jelas, prosesnya dapat dibuat cukup sederhana. Yang membedakan dengan order satu desain hanyalah jumlah varian dan detail data yang harus dikontrol.

Secara umum, alurnya dapat digambarkan seperti ini:

Brief kebutuhan seluruh cabang
↓
Penentuan master desain
↓
Pembuatan atau pengumpulan varian desain
↓
Penentuan quantity tiap cabang
↓
Approval desain
↓
Produksi
↓
Quality control
↓
Packing berdasarkan cabang
↓
Pengiriman ke alamat masing-masing

Pada tahap awal, customer cukup memberikan gambaran keseluruhan proyek. Setelah itu, detail setiap cabang dapat dirapikan menjadi satu master data.

Semakin besar jumlah cabang, semakin penting memastikan data tersebut tidak berubah-ubah tanpa pencatatan. Karena kalau desain berubah tetapi quantity dan instruksi pengiriman tidak ikut diperbarui, potensi kesalahan akan semakin besar.

Apa yang Sebaiknya Disiapkan Procurement Sebelum Order?

Kalau perusahaan Anda memiliki banyak cabang, tidak perlu menunggu sampai semuanya sempurna untuk mulai berdiskusi dengan vendor. Tetapi sebelum masuk produksi massal, data yang menjadi acuan produksi sebaiknya sudah jelas.

Minimal siapkan:

1. Total quantity yang dibutuhkan.

2. Daftar seluruh cabang atau lokasi.

3. Quantity masing-masing cabang.

4. Master desain perusahaan jika tersedia.

5. Artwork atau identitas masing-masing cabang.

6. Bagian desain yang berbeda antar cabang.

7. Daftar alamat pengiriman.

8. Kebutuhan packing per cabang jika ada.

9. PIC atau penerima di masing-masing lokasi jika diperlukan.

10. Deadline penerimaan barang.

Data tersebut tidak harus semuanya dikirim dalam satu pesan. Tetapi semakin lengkap informasi yang diberikan ketika quotation dan perencanaan order dibahas, semakin mudah vendor memahami kompleksitas proyeknya.

Misalnya customer sejak awal mengatakan:

“Total 10.000 pcs, 20 cabang, desain menggunakan satu master dengan nama cabang berbeda, quantity tiap cabang berbeda, packing dipisahkan, dan barang dikirim langsung ke masing-masing cabang.”

Vendor sudah dapat melihat gambaran proyek dengan jauh lebih jelas dibandingkan hanya menerima informasi “kami butuh 10.000 pcs lanyard.”

Jadi, Apakah Bisa Satu Perusahaan Memesan Lanyard Berbeda untuk Setiap Cabang?

Bisa. Satu proyek pengadaan dapat memiliki beberapa desain, quantity yang berbeda, serta beberapa alamat pengiriman.

Yang penting bukan membuat setiap cabang menjadi order yang berdiri sendiri, tetapi mengatur data setiap varian dengan jelas.

Polanya kurang lebih seperti ini:

Satu perusahaan
→ satu spesifikasi utama
→ beberapa varian desain
→ quantity berbeda tiap cabang
→ packing sesuai kebutuhan
→ pengiriman ke masing-masing lokasi.

Kalau perbedaan hanya berupa nama atau kode cabang, satu master desain bahkan dapat digunakan sebagai dasar untuk seluruh varian. Sementara jika setiap cabang memiliki artwork berbeda, masing-masing file dapat dicatat sebagai varian tersendiri.

Dari sisi procurement, model seperti ini juga lebih praktis karena kebutuhan seluruh jaringan perusahaan dapat dikelola dalam satu proyek, sementara detail masing-masing cabang tetap terkontrol.

Dan bagi VendorLanyard, informasi seperti jumlah cabang, jumlah desain, pembagian quantity, kebutuhan packing, serta alamat pengiriman merupakan bagian penting untuk memahami kebutuhan order sebelum produksi dimulai.

Jadi, kalau perusahaan Anda membutuhkan lanyard untuk banyak cabang, tidak perlu khawatir bahwa desain yang berbeda atau alamat pengiriman yang berbeda otomatis membuat pengadaan menjadi terpisah. Yang paling penting adalah struktur datanya jelas sejak awal.

Contoh Format Data Order Lanyard untuk Banyak Cabang

Supaya prosesnya lebih mudah dikontrol, customer sebenarnya tidak perlu membuat brief yang terlalu rumit. Yang penting, setiap kebutuhan cabang memiliki pasangan data yang jelas antara desain, quantity, dan alamat pengiriman.

Untuk proyek dengan beberapa cabang, format sederhana seperti berikut sudah cukup membantu:

Dari tabel tersebut, vendor sudah bisa melihat struktur dasar order. Kalau ada 20 cabang, tinggal dilanjutkan pada baris berikutnya. Tidak perlu membuat penjelasan berbeda-beda untuk setiap cabang selama format datanya konsisten.

Kalau ada cabang yang desainnya berbeda total, kolom desain tinggal diberi keterangan atau menggunakan kode file artwork yang sesuai.

Sebaiknya Pisahkan Data Produksi dan Data Pengiriman

Untuk proyek yang cukup besar, data produksi dan pengiriman juga bisa dibuat lebih detail. Ini terutama berguna kalau satu cabang menerima lebih dari satu desain.

Contohnya:

Dengan format ini, satu cabang pun dapat memiliki beberapa varian tanpa membuat keseluruhan order menjadi membingungkan.

Hal seperti ini biasanya baru terasa penting ketika jumlah desain mulai banyak. Untuk order dua atau tiga varian mungkin masih mudah diingat, tetapi ketika sudah belasan desain dan ribuan pcs, data yang terstruktur jauh lebih aman daripada mengandalkan ingatan atau percakapan yang tersebar.

Bagaimana Jika Ada Perbedaan Warna Antar Cabang?

Perbedaan warna juga dapat dikelola sebagai bagian dari varian desain. Misalnya perusahaan memiliki warna corporate yang sama untuk seluruh jaringan, tetapi ingin menggunakan warna berbeda untuk kategori wilayah tertentu.

Contohnya:

• kantor pusat menggunakan warna biru;

• wilayah barat menggunakan variasi warna tertentu;

• wilayah tengah menggunakan warna lain;

• wilayah timur menggunakan warna berbeda.

Atau perbedaan warna bisa lebih sederhana, misalnya setiap cabang mempunyai warna identitas sendiri.

Yang perlu dipastikan adalah warna tersebut masuk dalam spesifikasi desain yang sudah disetujui, bukan hanya disebutkan secara informal.

Ini penting karena “biru” saja belum tentu cukup sebagai acuan jika perusahaan memiliki standar warna brand tertentu. Customer sebaiknya memberikan referensi warna atau artwork yang menjadi dasar produksi.

Jangan Hanya Mengandalkan Nama Warna

Untuk kebutuhan corporate, sebaiknya warna mengacu pada desain atau standar brand perusahaan jika tersedia.

Misalnya bukan hanya:

“Cabang Jakarta pakai biru.”

Tetapi:

“Gunakan warna sesuai master artwork yang sudah disetujui untuk varian JKT.”

Dengan begitu, vendor memiliki acuan visual yang lebih jelas.

Untuk produksi dalam jumlah besar, detail seperti ini membantu menjaga agar hasil akhir tetap sesuai dengan desain yang telah disepakati.

Bagaimana Kalau Ada Cabang yang Membutuhkan Lanyard dengan Spesifikasi Berbeda?

Tidak semua perbedaan harus berupa nama atau warna. Dalam kondisi tertentu, satu cabang bisa membutuhkan konfigurasi yang berbeda, misalnya jenis aksesori atau finishing tertentu.

Kalau memang ada perbedaan spesifikasi, sebaiknya informasi tersebut dipisahkan dengan jelas dari spesifikasi utama.

Contohnya:

Dengan begitu, vendor tidak menganggap seluruh 2.200 pcs menggunakan spesifikasi yang sama.

Ini juga menjadi alasan mengapa pada awal order sebaiknya customer menjelaskan apakah perbedaannya hanya desain atau juga spesifikasi produknya.

Kalau yang berbeda hanya nama cabang, pengelolaannya tentu lebih sederhana. Tetapi jika material, aksesori, ukuran, atau finishing ikut berubah, order tersebut perlu dirinci sebagai beberapa spesifikasi.

Apakah Semua Cabang Harus Menunggu Desain Cabang Lain?

Tidak selalu, tetapi hal ini perlu disesuaikan dengan sistem produksi dan jadwal order.

Misalnya 18 dari 20 cabang sudah menyelesaikan desain, sedangkan dua cabang masih menunggu approval internal. Customer dapat membicarakan kondisi tersebut dengan vendor untuk menentukan apakah produksi dapat direncanakan berdasarkan desain yang sudah final atau seluruh varian perlu menunggu.

Yang penting, jangan menganggap desain yang belum disetujui sebagai desain final.

Untuk proyek besar, status setiap varian sebaiknya jelas:

• Draft

• Revisi

• Menunggu approval

• Approved

• Siap produksi

Dengan status tersebut, customer bisa mengetahui posisi setiap cabang tanpa harus membuka kembali seluruh percakapan sebelumnya.

Bagaimana Jika Pengiriman ke Cabang Memiliki Deadline Berbeda?

Kebutuhan multi-cabang juga bisa memiliki jadwal penerimaan yang berbeda.

Misalnya cabang Jakarta membutuhkan lanyard untuk acara perusahaan minggu depan, sementara cabang lain baru membutuhkan barang pada akhir bulan.

Jika kondisi tersebut sudah diketahui sejak awal, informasinya sebaiknya langsung dimasukkan dalam pembahasan order.

Contohnya:

Dengan demikian, vendor dapat memahami bahwa proyek tersebut tidak hanya memiliki banyak alamat, tetapi mungkin juga mempunyai prioritas pengiriman yang berbeda.

Namun, jadwal produksi dan pengiriman tetap perlu dikonfirmasi berdasarkan kondisi order sebenarnya. Jangan menyamakan waktu produksi dengan waktu barang sampai di cabang karena keduanya merupakan tahapan yang berbeda.

Bagaimana Vendor Mengetahui Desain Mana yang Harus Diproduksi?

Pada akhirnya, acuan produksi harus kembali pada desain final yang telah disetujui customer.

Untuk order banyak cabang, setiap desain sebaiknya memiliki identitas yang mudah dicocokkan dengan data order.

Misalnya:

JKT-01 → Jakarta → 1.000 pcs

BDG-01 → Bandung → 700 pcs

SBY-01 → Surabaya → 900 pcs

Dengan begitu, informasi tersebut dapat digunakan secara konsisten dari dokumen order sampai proses produksi.

Kalau ada revisi, versi desainnya juga perlu dibedakan. Misalnya:

BDG-01 Rev.01

kemudian setelah revisi:

BDG-01 Rev.02

Tujuannya sederhana: jangan sampai file lama dan file terbaru dianggap sama.

Untuk customer yang melakukan pengadaan dalam jumlah besar, kebiasaan kecil seperti memberikan nama file dan kode varian yang jelas bisa sangat membantu proses komunikasi.

Apakah Model Ini Cocok untuk Order Ribuan hingga Puluhan Ribu Pcs?

Justru semakin besar jumlah pesanan, semakin berguna model pengelolaan seperti ini.

Pada order kecil dengan satu desain dan satu alamat, detail seperti kode cabang mungkin tidak diperlukan. Tetapi ketika pesanan sudah terdiri dari ribuan pcs, banyak desain, banyak quantity, dan banyak tujuan pengiriman, kompleksitasnya bukan lagi hanya pada proses mencetak lanyard.

Yang harus dijaga adalah konsistensi data dari awal sampai akhir.

Misalnya total pesanan 20.000 pcs. Angka tersebut kemudian dibagi menjadi 30 cabang. Setiap cabang mempunyai quantity berbeda, beberapa memiliki desain berbeda, dan semuanya dikirim ke alamat masing-masing.

Dalam situasi seperti itu, pendekatan master data + kode varian + pembagian quantity + instruksi pengiriman akan jauh lebih mudah dikontrol dibandingkan mengelola setiap informasi secara terpisah.

Dan inilah yang membedakan order lanyard corporate biasa dengan kebutuhan pengadaan lanyard untuk jaringan perusahaan atau organisasi dengan banyak lokasi.

Checklist Sebelum Mengirim Data ke Vendor

Sebelum order masuk ke produksi, procurement bisa melakukan pengecekan sederhana terlebih dahulu.

Pastikan:

• total quantity sudah sesuai;

• jumlah cabang sudah lengkap;

• quantity setiap cabang sudah ditentukan;

• setiap cabang memiliki identitas atau kode;

• desain setiap varian sudah jelas;

• bagian desain yang berbeda sudah ditentukan;

• file artwork yang digunakan sudah versi final;

• kebutuhan warna sudah sesuai;

• spesifikasi produk sudah sama atau sudah dipisahkan jika berbeda;

• kebutuhan packing sudah dijelaskan;

• alamat setiap tujuan sudah lengkap;

• PIC penerima sudah tersedia jika diperlukan;

• kebutuhan pengiriman bertahap sudah disampaikan;

• deadline penerimaan setiap lokasi sudah diinformasikan.

Checklist ini bukan berarti customer harus membuat dokumen yang rumit. Tujuannya justru supaya satu informasi penting tidak tertinggal ketika order sudah masuk ke tahap produksi.

Lanyard custom untuk banyak cabang dapat dibuat dengan desain berbeda, quantity berbeda, bahkan dikirim langsung ke alamat masing-masing cabang. Perusahaan tidak harus membuat seluruh lanyard dengan satu desain hanya karena total pengadaannya menggunakan satu proyek.

Kuncinya adalah bagaimana kebutuhan tersebut disusun sejak awal. Satu master desain dapat digunakan sebagai dasar, kemudian dibuat menjadi beberapa varian berdasarkan nama, kode, warna, atau kebutuhan masing-masing cabang.

Setiap varian kemudian dipasangkan dengan quantity dan tujuan pengirimannya. Untuk proyek yang lebih besar, packing juga dapat dipisahkan berdasarkan cabang sehingga barang lebih mudah diterima dan diperiksa.

Dari sisi procurement, cara paling praktis adalah memberikan master data yang menghubungkan kode cabang, desain, quantity, packing, dan alamat pengiriman. Dengan data tersebut, vendor memiliki acuan yang sama sejak proses persiapan desain hingga barang dikirim.

Jadi, kalau perusahaan Anda memiliki banyak cabang dan membutuhkan lanyard custom dalam jumlah besar, kebutuhan seperti “desain berbeda tiap cabang” atau “barang dikirim langsung ke masing-masing cabang” bukan berarti pengadaannya harus menjadi rumit. Selama kebutuhan tersebut diinformasikan sejak awal dan datanya jelas, semuanya dapat direncanakan sebagai bagian dari satu proyek produksi.