Lanyard untuk Karyawan Baru, Perlu Pesan Berapa dan Kapan Sebaiknya Disiapkan?

Pengadaan lanyard perusahaan biasanya terlihat sederhana ketika pertama kali dilakukan. Perusahaan memiliki sejumlah karyawan, kemudian memesan lanyard sesuai jumlah pengguna. Masalahnya mulai muncul setelah operasional berjalan. Ada karyawan baru yang masuk, ada lanyard yang rusak, ada kartu identitas yang perlu diganti, atau ada karyawan yang kehilangan lanyard dan membutuhkan pengganti.

Kalau setiap kebutuhan baru harus menunggu pengadaan berikutnya, proses onboarding bisa ikut terhambat. Karyawan baru mungkin sudah mendapatkan ID card, tetapi belum memiliki lanyard yang sesuai dengan standar identitas perusahaan. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan besar atau recruitment yang berlangsung rutin, kondisi seperti ini dapat terjadi berkali-kali.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya memikirkan lanyard ketika melakukan pengadaan awal. Perlu ada cara sederhana untuk mengelola lanyard replacement dan kebutuhan onboarding karyawan agar stok tetap tersedia tanpa harus melakukan pemesanan mendadak setiap kali ada kebutuhan baru.

Lanyard Karyawan Tidak Berhenti pada Pengadaan Pertama

Ketika perusahaan memesan lanyard custom, perhatian biasanya tertuju pada desain, jumlah, ukuran, material, aksesori, dan harga. Setelah produk diterima, lanyard kemudian didistribusikan kepada karyawan.

Padahal siklus penggunaannya baru dimulai.

Seiring berjalannya waktu, perusahaan akan mengalami perubahan jumlah karyawan. Ada orang yang baru bergabung, ada yang pindah divisi, ada yang kehilangan kartu identitas, dan ada pula yang membutuhkan penggantian karena lanyard sudah tidak layak digunakan.

Artinya, kebutuhan lanyard perusahaan bersifat berulang, meskipun frekuensi pengadaannya tidak selalu sama.

Hal inilah yang membuat pengadaan lanyard untuk perusahaan berbeda dengan pembelian satu kali untuk sebuah event. Event memiliki tanggal penggunaan yang jelas, sedangkan lanyard karyawan menjadi bagian dari kebutuhan operasional yang berlangsung terus-menerus.

Pengadaan awal bukan berarti kebutuhan sudah selesai

Misalnya sebuah perusahaan memiliki 500 karyawan dan pada awal tahun seluruh karyawan mendapatkan lanyard baru.

Secara sederhana, perusahaan mungkin menganggap kebutuhan sudah selesai karena seluruh karyawan sudah mendapatkan produk.

Namun beberapa bulan kemudian bisa saja muncul kondisi seperti:

• 20 karyawan baru bergabung;

• 8 lanyard rusak;

• 5 lanyard hilang;

• beberapa karyawan membutuhkan penggantian;

• perusahaan membuka divisi baru;

• perusahaan menambah lokasi kerja.

Kalau tidak ada stok pengganti, setiap kebutuhan tersebut dapat berubah menjadi pesanan baru dalam jumlah kecil.

Bagi perusahaan, masalahnya bukan hanya harga per pcs. Ada waktu yang dibutuhkan untuk membuat artwork, mengonfirmasi spesifikasi, melakukan pemesanan, produksi, dan pengiriman.

Karena itu, ketersediaan stok replacement perlu dilihat sebagai bagian dari pengelolaan identitas karyawan, bukan sekadar stok barang tambahan.

Apa yang Dimaksud Lanyard Replacement untuk Perusahaan?

Lanyard replacement adalah lanyard yang disiapkan untuk menggantikan lanyard sebelumnya ketika produk tersebut sudah tidak dapat digunakan atau ketika pengguna membutuhkan pengganti.

Penyebabnya bisa bermacam-macam. Lanyard dapat rusak karena penggunaan sehari-hari, hilang, terkena kondisi tertentu, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Replacement juga dapat terjadi karena perubahan administratif. Misalnya karyawan berpindah divisi dan perusahaan menggunakan lanyard dengan pembeda tertentu untuk masing-masing unit.

Karena itu, replacement tidak selalu berarti produk lama mengalami kerusakan.

Replacement karena rusak

Lanyard yang digunakan setiap hari akan mengalami kontak berulang dengan pakaian, ID card, meja kerja, tas, dan berbagai aktivitas pengguna.

Dalam kondisi tertentu, komponen lanyard dapat mengalami keausan atau kerusakan sehingga perlu diganti.

Perusahaan tidak harus menganggap semua kerusakan sebagai masalah produksi. Yang lebih penting adalah memiliki mekanisme agar karyawan yang membutuhkan penggantian dapat memperoleh lanyard baru tanpa mengganggu aktivitas kerja.

Replacement karena hilang

Karyawan juga dapat kehilangan lanyard beserta ID card atau hanya kehilangan talinya.

Kondisi seperti ini membutuhkan proses penggantian yang berbeda tergantung kebijakan perusahaan. Namun dari sisi procurement atau GA, tetap ada kebutuhan untuk menyediakan produk pengganti.

Jika perusahaan tidak memiliki stok, kebutuhan yang sebenarnya hanya satu atau beberapa pcs dapat berkembang menjadi proses pemesanan baru.

Replacement karena perubahan kebutuhan

Replacement juga dapat muncul ketika perusahaan mengubah sistem identitas.

Contohnya perusahaan sebelumnya menggunakan satu jenis lanyard untuk seluruh karyawan, kemudian mulai membedakan lanyard berdasarkan divisi, lokasi, atau kategori pengguna.

Dalam kondisi tersebut, lanyard lama mungkin masih layak secara fisik, tetapi sudah tidak sesuai dengan sistem identitas baru.

Ini menunjukkan bahwa replacement tidak selalu berkaitan dengan umur produk. Perubahan kebijakan perusahaan juga dapat memunculkan kebutuhan penggantian.

Karyawan Baru Sebaiknya Sudah Memiliki Lanyard Saat Onboarding

Onboarding merupakan salah satu alasan mengapa perusahaan perlu memikirkan ketersediaan lanyard sebelum karyawan baru mulai bekerja.

Karyawan baru biasanya membutuhkan sejumlah perlengkapan identitas dan administrasi sejak awal masa kerja. Jika perusahaan menggunakan ID card dengan lanyard sebagai identitas harian, keduanya idealnya sudah dipersiapkan sebagai bagian dari proses onboarding.

Lanyard tidak harus selalu diberikan pada hari pertama dalam semua kondisi. Namun jika produk tersebut merupakan bagian dari standar identitas perusahaan, memasukkannya ke dalam checklist onboarding dapat membantu mengurangi pekerjaan manual yang dilakukan setelah karyawan mulai bekerja.

Jangan menunggu jumlah karyawan baru terkumpul

Salah satu pola yang kurang efisien adalah menunggu sampai kebutuhan lanyard baru cukup banyak sebelum melakukan pengadaan.

Misalnya setiap bulan hanya ada 5–10 karyawan baru. Kalau perusahaan menunggu sampai jumlahnya mencapai puluhan atau ratusan, karyawan yang sudah masuk lebih dahulu mungkin harus menunggu lanyard berikutnya.

Sebaliknya, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan berdasarkan pola recruitment.

Jika HR sudah mengetahui bahwa perusahaan memiliki program onboarding rutin setiap bulan atau setiap kuartal, kebutuhan lanyard dapat dimasukkan ke dalam perencanaan operasional.

Dengan demikian, procurement tidak hanya bereaksi ketika stok habis, tetapi sudah mempunyai gambaran mengenai kebutuhan yang akan datang.

Berapa Lanyard untuk Karyawan Baru yang Sebaiknya Disiapkan?

Tidak ada jumlah yang berlaku sama untuk semua perusahaan.

Kebutuhan sangat bergantung pada pola recruitment, jumlah karyawan, frekuensi onboarding, kebijakan replacement, serta apakah perusahaan menyimpan stok secara terpusat atau di masing-masing cabang.

Karena itu, jangan langsung menggunakan persentase tertentu sebagai aturan universal.

Lebih baik mulai dari data perusahaan sendiri.

Misalnya perusahaan rata-rata menerima 20 karyawan baru setiap bulan. Jika pola tersebut relatif stabil, procurement dapat menggunakan angka tersebut sebagai salah satu dasar untuk merencanakan kebutuhan onboarding.

Jika recruitment meningkat menjadi 30–40 orang per bulan, kebutuhan lanyard juga perlu disesuaikan.

Gunakan data onboarding sebagai dasar

Contoh sederhana:

Dari data tersebut, perusahaan sudah mempunyai gambaran bahwa kebutuhan onboarding bukan angka yang sepenuhnya acak.

Data tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan jumlah replacement selama periode yang sama.

Misalnya dalam enam bulan terdapat 128 karyawan baru dan 17 permintaan replacement. Angka aktual tersebut jauh lebih berguna sebagai dasar perencanaan dibandingkan sekadar menetapkan stok tambahan berdasarkan tebakan.

Bedakan Stok Onboarding dan Stok Replacement

Ini bagian yang sering tercampur dalam pengadaan.

Lanyard untuk karyawan baru dan lanyard replacement memang dapat menggunakan produk yang sama, tetapi alasan kebutuhannya berbeda.

Stok onboarding disiapkan untuk pengguna baru.

Stok replacement disiapkan untuk menggantikan produk yang sudah tidak dapat digunakan atau tidak lagi sesuai.

Memisahkan kedua kebutuhan tersebut membantu perusahaan memahami pola konsumsi lanyard.

Misalnya:

Dengan pembagian tersebut, procurement dapat melihat apakah stok berkurang terutama karena recruitment atau karena tingkat replacement yang tinggi.

Informasi ini nantinya juga berguna ketika perusahaan melakukan pengadaan berikutnya.

Apakah Lanyard Replacement Harus Sama Persis?

Untuk perusahaan yang ingin menjaga konsistensi identitas, menggunakan spesifikasi yang sama biasanya lebih mudah.

Misalnya lanyard karyawan menggunakan:

• ukuran tertentu;

• warna corporate;

• logo perusahaan;

• jenis hook tertentu;

• aksesori tertentu;

• pola desain yang sudah ditetapkan.

Jika replacement menggunakan spesifikasi yang berbeda tanpa alasan yang jelas, karyawan baru atau pengguna yang mendapatkan penggantian dapat memiliki tampilan identitas yang berbeda dari karyawan lainnya.

Masalah ini mungkin terlihat kecil ketika hanya satu atau dua orang. Namun jika terjadi berkali-kali, identitas visual perusahaan dapat menjadi tidak konsisten.

Simpan spesifikasi sebagai master

Karena kebutuhan replacement dapat muncul beberapa bulan setelah pengadaan awal, perusahaan sebaiknya memiliki dokumentasi spesifikasi yang jelas.

Dokumentasi tersebut dapat mencakup:

• nama desain;

• versi artwork;

• ukuran lanyard;

• material;

• warna;

• jenis printing;

• jenis hook;

• buckle;

• safety breakaway jika digunakan;

• detail finishing;

• supplier/vendor;

• tanggal produksi;

• quantity;

• catatan khusus.

Tujuannya bukan membuat administrasi menjadi rumit.

Justru dokumentasi tersebut dapat mengurangi kebutuhan untuk mengulang proses dari awal ketika perusahaan membutuhkan replacement atau melakukan repeat order.

VendorLanyard sendiri menekankan pentingnya brief yang memuat kebutuhan, quantity, ukuran, warna, desain, printing, aksesori, target penggunaan, deadline, dan pengiriman.

Bagaimana Jika Lanyard Digunakan oleh Banyak Divisi?

Perusahaan dengan banyak divisi mungkin memiliki kebutuhan yang lebih kompleks.

Misalnya semua karyawan menggunakan logo perusahaan yang sama, tetapi warna atau tulisan lanyard dibedakan berdasarkan divisi.

Dalam kondisi seperti ini, stok replacement tidak cukup hanya dicatat sebagai:

“Lanyard perusahaan: 100 pcs.”

Procurement perlu mengetahui 100 pcs tersebut untuk siapa dan menggunakan desain yang mana.

Contohnya:

Dengan breakdown seperti ini, risiko salah memberikan desain kepada karyawan juga dapat dikurangi.

Terlebih jika perusahaan mempunyai banyak lokasi atau jumlah karyawan yang besar, dokumentasi desain menjadi semakin penting.

Bagaimana Jika Perusahaan Punya Cabang?

Masalah replacement menjadi sedikit berbeda ketika perusahaan memiliki beberapa cabang.

Misalnya perusahaan mempunyai kantor pusat di Jakarta dan cabang di Bandung, Surabaya, Semarang, serta Yogyakarta.

Jika seluruh stok replacement disimpan di kantor pusat, setiap cabang harus meminta pengiriman ketika membutuhkan penggantian.

Sebaliknya, jika setiap cabang memiliki stok sendiri, perusahaan perlu menentukan berapa banyak yang disimpan di masing-masing lokasi.

Jadi pertanyaannya bukan hanya:

“Berapa lanyard yang dibutuhkan perusahaan?”

Tetapi juga:

“Di mana lanyard tersebut akan digunakan dan di mana stok penggantinya akan disimpan?”

Ini penting karena kebutuhan replacement yang kecil sekalipun dapat menjadi lebih lambat jika distribusinya tidak direncanakan.

Jangan Menunggu Stok Lanyard Benar-Benar Habis

Dalam pengadaan perlengkapan identitas, menunggu stok mencapai angka nol sebelum melakukan pemesanan dapat membuat perusahaan berada dalam posisi yang kurang fleksibel.

Kebutuhan lanyard tidak selalu muncul secara teratur. Ada bulan ketika jumlah karyawan baru sedikit, tetapi pada bulan berikutnya recruitment dapat meningkat. Pada saat yang sama, kebutuhan replacement juga bisa muncul tanpa bisa dipastikan jauh sebelumnya.

Jika stok baru diperiksa ketika sudah habis, procurement harus bergerak dalam kondisi terburu-buru. Padahal produksi lanyard custom tetap membutuhkan proses mulai dari konfirmasi spesifikasi, artwork, produksi, quality control, hingga pengiriman.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki batas stok minimum yang menjadi sinyal bahwa pengadaan berikutnya perlu mulai direncanakan.

Stok minimum bukan angka yang sama untuk semua perusahaan

Tidak ada satu jumlah stok minimum yang cocok untuk seluruh perusahaan.

Perusahaan dengan 50 karyawan tentu memiliki pola kebutuhan berbeda dengan perusahaan yang memiliki 5.000 karyawan. Begitu juga perusahaan dengan recruitment musiman akan memiliki pola yang berbeda dengan perusahaan yang melakukan onboarding setiap bulan.

Stok minimum sebaiknya ditentukan berdasarkan data internal, terutama:

• jumlah karyawan baru per periode;

• jumlah replacement;

• waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan;

• lokasi penyimpanan;

• pola recruitment;

• kebutuhan khusus perusahaan.

Dengan pendekatan tersebut, stok minimum menjadi bagian dari sistem pengadaan, bukan sekadar angka perkiraan.

Cara Sederhana Menghitung Kebutuhan Stok Replacement

Perusahaan dapat memulai dengan melihat konsumsi aktual.

Misalnya dalam tiga bulan terakhir tercatat:

Dari data tersebut terlihat bahwa kebutuhan lanyard tidak hanya berasal dari karyawan baru.

Jika perusahaan menggunakan rata-rata tiga bulan sebagai referensi awal, total kebutuhan berada di sekitar 27–28 pcs per bulan. Angka tersebut belum tentu menjadi jumlah pemesanan final, tetapi dapat digunakan untuk memahami pola konsumsi.

Setelah itu, perusahaan dapat mempertimbangkan berapa lama proses pengadaan berikutnya.

Misalnya proses pengadaan membutuhkan waktu beberapa minggu. Dalam kondisi tersebut, perusahaan perlu memastikan stok yang tersedia masih cukup untuk menutup kebutuhan selama periode tersebut.

Gunakan data aktual, bukan sekadar persentase

Persentase cadangan memang mudah digunakan, tetapi data historis perusahaan biasanya memberikan gambaran yang lebih relevan.

Perusahaan yang mengalami replacement hanya beberapa kali dalam setahun tidak harus menggunakan pola stok yang sama dengan perusahaan yang memiliki turnover tinggi.

Begitu pula perusahaan yang sedang melakukan ekspansi besar-besaran mungkin membutuhkan stok onboarding lebih tinggi dibandingkan kondisi normal.

Karena itu, lebih baik menggunakan formula sederhana sebagai alat bantu perencanaan, lalu menyesuaikannya dengan kondisi aktual.

Contohnya:

Kebutuhan periode berikutnya = perkiraan onboarding + perkiraan replacement + kebutuhan khusus

Sedangkan jumlah stok yang perlu dipertahankan dapat mempertimbangkan waktu pengadaan dan ketidakpastian kebutuhan.

Kapan Sebaiknya Melakukan Repeat Order?

Repeat order tidak harus dilakukan ketika seluruh stok habis.

Waktu pemesanan dapat ditentukan ketika stok sudah mendekati batas yang telah ditetapkan perusahaan.

Misalnya perusahaan memiliki kebutuhan rata-rata 30 lanyard per bulan dan ingin selalu memiliki cadangan untuk kebutuhan operasional. Ketika stok turun ke level tertentu, procurement dapat mulai memproses pengadaan berikutnya.

Dengan sistem seperti ini, proses pengadaan tidak tergantung pada satu kejadian seperti:

“Besok ada karyawan baru, tetapi lanyard sudah habis.”

Sebaliknya, kebutuhan sudah terlihat lebih awal dari catatan stok.

Perhatikan pola recruitment

Perencanaan repeat order juga perlu mengikuti kalender HR.

Jika perusahaan mengetahui bahwa:

• Januari banyak recruitment;

• pertengahan tahun ada program management trainee;

• kuartal tertentu ada pembukaan cabang;

• akhir tahun recruitment lebih sedikit;

maka kebutuhan lanyard dapat disesuaikan dengan pola tersebut.

Ini membuat procurement lebih proaktif.

Stok dapat ditingkatkan sebelum periode onboarding tinggi dan dikurangi ketika kebutuhan diperkirakan turun.

Jangan Sampai Stok Replacement Terlalu Banyak

Menjaga stok bukan berarti perusahaan harus menyimpan lanyard dalam jumlah sebanyak mungkin.

Terlalu banyak stok juga dapat menimbulkan persoalan, terutama ketika identitas visual perusahaan berubah.

Bayangkan perusahaan menyimpan 1.000 lanyard dengan desain lama. Kemudian perusahaan melakukan rebranding dan mengganti logo.

Secara fisik, lanyard tersebut mungkin masih bagus. Namun jika identitas visual lama sudah tidak digunakan, stok tersebut tidak lagi memiliki nilai penggunaan yang sama.

Karena itu, jumlah stok perlu mempertimbangkan umur relevansi desain, bukan hanya jumlah pemakaian.

Rebranding dapat mengubah nilai stok

Untuk perusahaan yang cukup sering melakukan perubahan brand identity, penyimpanan stok dalam jumlah besar perlu dilakukan dengan lebih hati-hati.

Hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

• apakah logo berpotensi berubah;

• apakah warna corporate sudah final;

• apakah desain lanyard akan digunakan dalam jangka panjang;

• apakah perusahaan sedang melakukan merger;

• apakah ada perubahan struktur divisi;

• apakah aksesori atau sistem ID card akan berubah.

Jika ada perubahan besar yang sudah direncanakan, pengadaan dalam jumlah terlalu besar justru dapat meningkatkan risiko stok tidak terpakai.

Buat Dua Jenis Stok Jika Kebutuhannya Berbeda

Perusahaan dengan kebutuhan cukup besar dapat memisahkan pencatatan stok menjadi dua kelompok:

Stok onboarding dan stok replacement.

Tujuannya bukan membuat sistem administrasi menjadi rumit, tetapi membantu perusahaan mengetahui alasan stok berkurang.

Contohnya:

Dengan data seperti ini, procurement dapat melihat bahwa stok onboarding lebih cepat berkurang dibandingkan stok replacement.

Pada bulan berikutnya, jumlah pengadaan dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan tersebut.

Bagaimana Jika Replacement Hanya 1 atau 2 Pcs?

Ini salah satu alasan mengapa stok internal cukup berguna.

Jika perusahaan tidak memiliki stok dan membutuhkan satu lanyard replacement, proses produksi khusus untuk satu atau dua pcs dapat menjadi kurang praktis dibandingkan menggunakan stok yang memang sudah disiapkan.

Namun kondisi setiap vendor dan layanan produksi tentu berbeda. Tidak semua kebutuhan replacement harus selalu diselesaikan dengan menyimpan stok dalam jumlah besar.

Perusahaan dapat mempertimbangkan pola kebutuhannya sendiri.

Jika replacement sangat jarang, pemesanan ketika diperlukan mungkin masih masuk akal.

Jika replacement terjadi hampir setiap minggu, menyimpan stok tertentu dapat membantu operasional.

Hitung biaya administrasi, bukan hanya harga produk

Saat membandingkan dua sistem, jangan hanya melihat harga lanyard per pcs.

Misalnya ada dua skenario:

Skenario A: tidak menyimpan stok dan selalu memesan ketika ada kebutuhan.

Skenario B: menyimpan sejumlah lanyard replacement dan melakukan pengadaan secara berkala.

Skenario B mungkin membutuhkan ruang penyimpanan, tetapi dapat mengurangi frekuensi pemesanan kecil dan pekerjaan administratif yang berulang.

Sebaliknya, jika kebutuhan replacement sangat rendah, menyimpan terlalu banyak stok juga tidak efisien.

Jadi keputusan sebaiknya mempertimbangkan pola kebutuhan dan biaya operasional secara keseluruhan.

Buat Master Spesifikasi untuk Menghindari Kesalahan Replacement

Ketika replacement dilakukan beberapa bulan setelah pengadaan awal, risiko kesalahan terbesar bukan hanya jumlah.

Masalah dapat muncul ketika pihak yang melakukan pemesanan tidak mengetahui detail lanyard sebelumnya.

Misalnya hanya tertulis:

“Pesan lanyard perusahaan 50 pcs.”

Informasi tersebut belum cukup jika perusahaan memiliki beberapa jenis lanyard.

Akan lebih aman jika terdapat master spesifikasi seperti:

Data tersebut kemudian dapat menjadi referensi ketika melakukan repeat order.

Dengan dokumentasi seperti ini, perusahaan tidak perlu mengandalkan ingatan orang yang melakukan pengadaan sebelumnya.

Simpan Versi Artwork dengan Jelas

File desain merupakan bagian penting dari sistem replacement.

Jangan menyimpan beberapa file dengan nama seperti:

lanyard-final.ai
lanyard-final2.ai
lanyard-final-revisi.ai
lanyard-final-beneran.ai

Cara seperti itu dapat membuat orang berikutnya kesulitan menentukan file mana yang sebenarnya digunakan untuk produksi.

Lebih baik menggunakan sistem versi yang jelas.

Contohnya:

Corporate-Lanyard-2026-V03

Kemudian setiap perubahan penting dicatat.

Misalnya:

Dengan demikian, ketika replacement dibutuhkan, procurement dapat meminta vendor menggunakan artwork yang memang sesuai dengan produksi sebelumnya.

Bagaimana Menjaga Replacement Tetap Konsisten?

Konsistensi bukan hanya masalah file desain.

Jika perusahaan ingin replacement terlihat sama dengan lanyard yang digunakan karyawan lainnya, spesifikasi produksi juga perlu memiliki acuan.

Misalnya artwork sama, tetapi material atau konfigurasi aksesori berubah. Hasil akhirnya dapat terasa berbeda walaupun logo dan nama perusahaan tetap sama.

Karena itu, dokumentasi sebaiknya mencakup desain dan spesifikasi produk.

Jika kebutuhan replacement dilakukan secara berkala, vendor juga perlu mendapatkan informasi yang cukup mengenai produk sebelumnya.

Untuk perusahaan dengan kebutuhan rutin, hubungan dengan vendor yang memahami spesifikasi produknya dapat membantu proses repeat order menjadi lebih sederhana.

Bagaimana Jika Jumlah Karyawan Mencapai Ribuan?

Pada perusahaan dengan jumlah karyawan besar, kebutuhan replacement tidak lagi tepat dikelola hanya berdasarkan perkiraan informal.

Perusahaan dapat mulai mencatat:

jumlah karyawan → onboarding → replacement → stok → lokasi → repeat order.

Misalnya perusahaan memiliki 2.000 karyawan yang tersebar di beberapa kota.

Pencatatan dapat dibuat seperti:

Angka pada tabel tersebut hanya contoh ilustrasi. Dalam praktiknya, perusahaan sebaiknya menggunakan data aktual masing-masing lokasi.

Dengan sistem seperti ini, kebutuhan replacement dapat dipantau tanpa harus menunggu laporan manual setiap kali ada karyawan yang membutuhkan lanyard baru.

Jangan Lupa Memasukkan Lanyard ke Checklist Onboarding

Sistem stok akan lebih efektif jika terhubung dengan proses HR.

Ketika HR membuat checklist karyawan baru, kebutuhan identitas dapat dimasukkan sebagai bagian dari proses tersebut.

Contohnya:

HR → Data karyawan → ID card → Lanyard → Akses gedung → Perlengkapan kerja

Dengan begitu, kebutuhan lanyard sudah diketahui sebelum hari pertama karyawan.

Procurement atau GA kemudian dapat mengambil produk dari stok yang tersedia atau memasukkan kebutuhan tersebut ke dalam rencana pengadaan berikutnya.

Pendekatan ini membuat lanyard menjadi bagian dari operational workflow, bukan barang yang baru dicari ketika seseorang sudah membutuhkannya.

Bagaimana Jika Perusahaan Tidak Ingin Menyimpan Stok?

Tidak semua perusahaan harus memiliki stok replacement dalam jumlah besar.

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan kecil dan tingkat recruitment rendah, pemesanan berdasarkan kebutuhan aktual mungkin lebih sederhana.

Sebaliknya, perusahaan dengan recruitment tinggi atau kebutuhan replacement rutin dapat memperoleh manfaat dari stok tertentu.

Pilihan lainnya adalah membuat pola pengadaan berkala.

Misalnya perusahaan melakukan evaluasi kebutuhan setiap bulan atau setiap kuartal. Data onboarding, replacement, dan stok kemudian digunakan untuk menentukan apakah perlu melakukan repeat order.

Dengan demikian, perusahaan tidak harus memilih antara “stok banyak” atau “tidak punya stok sama sekali”.

Ada banyak model di antaranya.

Model Pengadaan yang Bisa Dipilih Perusahaan

Secara sederhana, ada tiga pendekatan yang dapat digunakan.

1. Pesan saat membutuhkan

Cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan yang sangat kecil atau tidak rutin.

Kelebihannya adalah perusahaan tidak perlu menyimpan banyak stok.

Kekurangannya, kebutuhan mendadak dapat membutuhkan waktu tambahan karena produk custom harus melalui proses produksi.

2. Menyimpan stok replacement

Perusahaan menyiapkan sejumlah lanyard untuk kebutuhan yang tidak dapat diprediksi secara pasti.

Kelebihannya adalah replacement dapat dilakukan lebih cepat selama stok masih tersedia.

Kekurangannya adalah perusahaan perlu mengelola penyimpanan dan memastikan desain yang disimpan masih relevan.

3. Pengadaan berkala

Perusahaan melakukan evaluasi kebutuhan secara rutin dan melakukan repeat order berdasarkan konsumsi aktual.

Model ini dapat menjadi pilihan ketika kebutuhan onboarding dan replacement relatif rutin.

Yang paling penting bukan memilih satu model secara universal, tetapi menyesuaikannya dengan jumlah karyawan, pola recruitment, replacement rate, lead time produksi, dan perubahan identitas perusahaan.

Kapan Perusahaan Perlu Menghubungi Vendor Lagi?

Jangan menunggu sampai kebutuhan menjadi darurat.

Beberapa kondisi yang dapat menjadi sinyal untuk melakukan evaluasi antara lain:

• stok replacement mulai mendekati batas minimum;

• jumlah onboarding meningkat;

• perusahaan membuka cabang baru;

• ada program recruitment besar;

• desain corporate akan digunakan untuk periode berikutnya;

• beberapa jenis lanyard mulai sulit dibedakan;

• perusahaan membutuhkan repeat order;

• ada perubahan spesifikasi.

Ketika informasi tersebut sudah diketahui, procurement dapat mulai mempersiapkan kebutuhan dan mengomunikasikannya kepada vendor.

Untuk kebutuhan lanyard custom perusahaan, informasi seperti quantity, ukuran, desain, warna, aksesori, dan target waktu tetap perlu disampaikan dengan jelas agar vendor dapat memberikan penawaran dan memproses pesanan berdasarkan spesifikasi yang benar.

Contoh Perencanaan Lanyard untuk Perusahaan

Setelah memahami perbedaan antara kebutuhan onboarding dan replacement, perusahaan dapat mulai membuat sistem perencanaan yang lebih sederhana. Tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Yang penting, perusahaan memiliki data mengenai berapa lanyard yang digunakan, untuk kebutuhan apa, dan kapan stok perlu ditambah.

Jumlah karyawan juga tidak otomatis menentukan jumlah lanyard yang harus dipesan. Perusahaan dengan 500 karyawan belum tentu membutuhkan pola pengadaan yang sama dengan perusahaan lain yang juga memiliki 500 karyawan.

Perbedaannya bisa berasal dari turnover, recruitment, kebijakan replacement, jumlah cabang, hingga apakah lanyard diberikan kepada seluruh karyawan atau hanya kelompok tertentu.

Karena itu, contoh berikut sebaiknya dianggap sebagai simulasi cara berpikir, bukan standar jumlah pemesanan yang berlaku untuk semua perusahaan.

Contoh Perusahaan dengan 100 Karyawan

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan. Dalam satu tahun, perusahaan rata-rata menerima 15 karyawan baru dan mencatat sekitar 8 kebutuhan replacement.

Dengan data tersebut, kebutuhan tahunan berdasarkan aktivitas yang sudah diketahui adalah sekitar 23 lanyard.

Namun procurement tidak harus langsung memesan 23 pcs sekaligus.

Jika perusahaan melakukan pengadaan berkala, kebutuhan dapat dikelompokkan berdasarkan jadwal onboarding dan kondisi stok.

Misalnya:

Angka tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan pola pengadaan.

Jika perusahaan memiliki proses produksi yang mudah dilakukan dalam jumlah kecil, pengadaan berdasarkan kebutuhan aktual mungkin cukup masuk akal.

Namun jika perusahaan ingin selalu memiliki beberapa stok replacement, sebagian kebutuhan dapat disiapkan lebih awal.

Yang perlu diperhatikan

Untuk perusahaan kecil, persoalan utamanya biasanya bukan jumlah lanyard yang sangat besar, tetapi jangan sampai kebutuhan satu atau dua orang mengharuskan seluruh proses pengadaan dimulai dari nol.

Dokumentasi artwork dan spesifikasi menjadi sangat berguna dalam kondisi seperti ini.

Ketika kebutuhan replacement muncul, perusahaan sudah mengetahui desain yang digunakan dan dapat mengomunikasikannya kepada vendor tanpa melakukan briefing dari awal.

Contoh Perusahaan dengan 500 Karyawan

Sekarang bayangkan perusahaan memiliki 500 karyawan dan melakukan recruitment lebih rutin.

Misalnya dalam satu tahun terdapat 100 karyawan baru dan 40 kebutuhan replacement.

Angka ini menunjukkan mengapa perusahaan dengan jumlah karyawan lebih besar membutuhkan sistem yang sedikit lebih terstruktur.

Jika seluruh kebutuhan 140 pcs dipesan satu kali, perusahaan memang memiliki stok untuk periode tertentu. Tetapi procurement juga perlu mempertimbangkan kemungkinan adanya perubahan desain, rebranding, perubahan divisi, atau kebutuhan khusus lainnya.

Karena itu, pengadaan berkala dapat menjadi salah satu pilihan.

Misalnya kebutuhan dievaluasi setiap tiga atau enam bulan berdasarkan data aktual.

Pisahkan berdasarkan jenis desain jika diperlukan

Jika perusahaan memiliki beberapa jenis lanyard untuk divisi yang berbeda, pencatatan sebaiknya tidak hanya menggunakan total 140 pcs.

Misalnya:

Dengan breakdown tersebut, procurement mengetahui bukan hanya berapa jumlah lanyard yang dibutuhkan, tetapi juga desain mana yang paling banyak digunakan.

Contoh Perusahaan dengan 1.000 Karyawan

Pada perusahaan dengan 1.000 karyawan, perubahan kecil dalam pola recruitment atau replacement sudah dapat menghasilkan kebutuhan yang cukup besar.

Misalnya dalam satu tahun terdapat:

• 220 karyawan baru;

• 80 replacement;

• 20 kebutuhan khusus.

Maka penggunaan yang tercatat adalah:

Sekali lagi, angka tersebut merupakan ilustrasi.

Yang lebih penting adalah metode pencatatannya.

Perusahaan dapat mengetahui bahwa dari total kebutuhan 320 pcs, sebagian besar berasal dari onboarding, sementara sebagian lainnya berasal dari replacement dan kebutuhan khusus.

Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan pola pengadaan berikutnya.

Buat Sistem Minimum Stock dan Reorder Point

Setelah memiliki data penggunaan, perusahaan dapat membuat dua konsep sederhana:

Minimum stock dan reorder point.

Minimum stock adalah jumlah stok yang ingin tetap tersedia agar operasional tidak terlalu bergantung pada pemesanan mendadak.

Sedangkan reorder point adalah titik ketika perusahaan mulai memproses pengadaan berikutnya.

Keduanya tidak harus menggunakan angka yang sama.

Contohnya:

Stok tersedia: 80 pcs
Reorder point: 40 pcs
Minimum stock: 20 pcs

Ketika stok turun menjadi sekitar 40 pcs, procurement mulai mengevaluasi dan memproses kebutuhan berikutnya.

Angka tersebut hanya contoh. Perusahaan perlu menyesuaikannya dengan konsumsi dan waktu pengadaan aktual.

Kenapa reorder point berguna?

Karena produksi lanyard custom tidak selalu dapat dilakukan seketika.

Ada proses komunikasi, pengecekan spesifikasi, artwork, persetujuan, produksi, quality control, dan pengiriman.

Jika perusahaan baru menghubungi vendor ketika stok benar-benar habis, kebutuhan onboarding yang datang pada waktu yang sama dapat menjadi masalah.

Dengan reorder point, procurement memiliki waktu untuk mempersiapkan pengadaan sebelum stok mencapai kondisi kritis.

Buat Catatan Penggunaan Lanyard

Sistem replacement akan lebih mudah dikelola jika setiap pengambilan stok dicatat.

Tidak harus menggunakan software khusus. Spreadsheet sederhana pun dapat digunakan.

Contohnya:

Setelah beberapa bulan, perusahaan akan memiliki data aktual.

Dari data tersebut dapat terlihat:

• divisi mana yang paling banyak menggunakan lanyard;

• berapa rata-rata replacement;

• kapan stok paling cepat berkurang;

• apakah onboarding meningkat;

• apakah stok terlalu banyak;

• kapan repeat order biasanya diperlukan.

Data tersebut jauh lebih berguna daripada sekadar mengandalkan perkiraan.

Perhatikan Alasan Replacement

Perusahaan juga dapat mencatat alasan setiap penggantian.

Misalnya:

Dari sini procurement dapat menemukan pola.

Jika replacement karena rusak sangat tinggi, misalnya, perusahaan dapat mengevaluasi cara penggunaan atau konfigurasi produk.

Jika replacement karena hilang lebih banyak, perusahaan mungkin perlu melihat kembali prosedur pengembalian ID card dan perlengkapan ketika karyawan keluar.

Dengan demikian, data lanyard juga dapat memberikan informasi untuk memperbaiki proses operasional.

Replacement Tidak Selalu Harus Mengikuti Jumlah Karyawan

Ini poin penting ketika membuat perencanaan.

Perusahaan memiliki 1.000 karyawan bukan berarti harus menyimpan sejumlah tertentu lanyard replacement berdasarkan persentase tetap.

Kebutuhan replacement lebih baik diperkirakan dari data penggunaan aktual.

Jika selama satu tahun perusahaan mencatat 45 replacement, angka tersebut menjadi referensi yang lebih relevan dibandingkan sekadar mengatakan:

“Siapkan 10% dari jumlah karyawan.”

Persentase dapat digunakan sebagai pendekatan awal jika data historis belum tersedia, tetapi setelah perusahaan memiliki data sendiri, angka aktual sebaiknya menjadi dasar evaluasi berikutnya.

Kapan Sebaiknya Pesan Lanyard untuk Karyawan Baru?

Idealnya, kebutuhan lanyard diketahui sebelum onboarding berlangsung.

Namun waktu pemesanan sangat bergantung pada kondisi perusahaan dan proses produksi vendor.

Jika kebutuhan sudah dapat diprediksi dari jauh hari, procurement memiliki lebih banyak ruang untuk melakukan:

forecast → quotation → approval → produksi → QC → delivery → distribusi.

Jika recruitment baru diketahui beberapa hari sebelum karyawan masuk, ruang untuk melakukan proses tersebut tentu menjadi lebih sempit.

Karena itu, komunikasi antara HR dan procurement penting.

Hubungkan forecast HR dengan procurement

Misalnya HR sudah memiliki rencana recruitment:

Data seperti ini dapat menjadi input untuk perencanaan kebutuhan lanyard.

Procurement tidak perlu menunggu setiap karyawan resmi masuk untuk mengetahui bahwa kebutuhan kemungkinan akan meningkat.

Semakin baik koordinasi antara HR dan procurement, semakin mudah perusahaan menjaga ketersediaan perlengkapan identitas.

Bagaimana Jika Lanyard Harus Memiliki Desain yang Berbeda?

Ada perusahaan yang menggunakan satu desain untuk semua karyawan. Ada pula yang membedakan berdasarkan divisi, jabatan, lokasi, atau fungsi.

Jika desain berbeda, stok perlu dicatat berdasarkan SKU atau identitas desain.

Contohnya:

LYD-CORP-HR-20
LYD-CORP-MKT-20
LYD-CORP-OPS-20

Penamaan seperti itu hanya contoh sistem internal. Yang penting adalah setiap desain memiliki identitas yang jelas.

Dengan cara tersebut, ketika HR meminta:

“Butuh lanyard untuk tiga karyawan baru di Marketing.”

Procurement dapat langsung mengetahui desain yang harus digunakan.

Bagaimana Jika Ada Karyawan Keluar?

Proses replacement juga berkaitan dengan employee exit.

Ketika karyawan keluar, perusahaan dapat memiliki kebijakan untuk mengembalikan perlengkapan identitas. Jika lanyard masih layak dan memang diperbolehkan untuk digunakan kembali, perusahaan dapat menentukan kebijakan internalnya.

Namun untuk alasan kebersihan, identitas, atau standar perusahaan tertentu, lanyard mungkin tetap dianggap sebagai perlengkapan personal yang tidak digunakan kembali.

Yang penting adalah kebijakan tersebut dibuat secara jelas.

Dengan demikian, HR dan GA mengetahui apakah setiap karyawan keluar menghasilkan:

pengembalian stok → stok replacement, atau

tidak dapat digunakan kembali → kebutuhan replacement baru.

Checklist Pengelolaan Lanyard Karyawan

Berikut checklist yang dapat digunakan oleh HR, GA, atau procurement.

Saat pengadaan awal

• Jumlah karyawan sudah diketahui.

• Perkiraan recruitment sudah diperhitungkan.

• Kebutuhan replacement dipertimbangkan.

• Spesifikasi lanyard sudah ditetapkan.

• Artwork final sudah disimpan.

• Versi artwork sudah diberi nama yang jelas.

• Jenis aksesori sudah dicatat.

• Vendor sudah diketahui.

• Dokumen quotation dan spesifikasi disimpan.

Saat menerima produk

• Jumlah sesuai pesanan.

• Desain sesuai artwork yang disetujui.

• Ukuran sesuai spesifikasi.

• Warna dan elemen visual sudah diperiksa.

• Aksesori sesuai pesanan.

• Produk yang diterima dicatat sebagai stok.

Saat onboarding

• Nama karyawan tercatat.

• Divisi/lokasi diketahui.

• Lanyard yang diberikan sesuai desain.

• Pengambilan stok dicatat.

• Sisa stok diperbarui.

Saat replacement

• Nama pengguna dicatat.

• Alasan replacement dicatat.

• Desain yang digunakan diverifikasi.

• Stok dikurangi.

• Jika stok mendekati reorder point, procurement diberi informasi.

Saat repeat order

• Artwork master digunakan.

• Spesifikasi produk dibandingkan dengan pesanan sebelumnya.

• Quantity diperbarui.

• Kebutuhan setiap divisi/lokasi diperiksa.

• Jadwal produksi diperhitungkan.

• Hasil produksi diperiksa sebelum distribusi.

Apa Hubungannya dengan Pemilihan Vendor Lanyard?

Ketika perusahaan melakukan replacement secara rutin, vendor bukan hanya dinilai dari harga per pcs.

Ada beberapa hal operasional yang menjadi penting, terutama kemampuan untuk mengikuti spesifikasi yang sudah ditetapkan dan memahami kebutuhan repeat order.

Perusahaan dapat mempertimbangkan apakah vendor mampu menangani kebutuhan seperti:

• custom artwork;

• berbagai ukuran;

• berbagai konfigurasi aksesori;

• repeat order;

• jumlah kecil maupun besar;

• dokumentasi spesifikasi;

• kebutuhan perusahaan dengan beberapa desain;

• kebutuhan produksi terjadwal.

Untuk kebutuhan cetak lanyard custom, informasi seperti ukuran, desain, jumlah, aksesori, dan target penggunaan sebaiknya disampaikan sejak awal agar proses penawaran dan produksi memiliki acuan yang jelas.

Kapan Saatnya Melakukan Evaluasi Sistem Lanyard?

Sistem pengadaan sebaiknya tidak dianggap selesai setelah produk diterima.

Setiap beberapa periode, perusahaan dapat mengevaluasi:

berapa yang dipesan → berapa yang digunakan → berapa yang rusak → berapa yang hilang → berapa yang tersisa.

Dari sana dapat diketahui apakah pengadaan sebelumnya terlalu banyak, terlalu sedikit, atau sudah cukup sesuai kebutuhan.

Evaluasi juga penting ketika perusahaan mengalami perubahan organisasi.

Misalnya jumlah karyawan meningkat dua kali lipat, perusahaan membuka cabang baru, atau identitas visual mengalami perubahan. Sistem stok yang sebelumnya cocok mungkin tidak lagi sesuai.

Kesimpulan

Lanyard untuk karyawan baru sebaiknya tidak dipandang hanya sebagai pembelian perlengkapan identitas satu kali. Dalam perusahaan yang memiliki recruitment dan aktivitas operasional rutin, kebutuhan lanyard dapat terus muncul melalui onboarding, replacement, perpindahan divisi, pembukaan cabang, maupun perubahan sistem identitas.

Jumlah yang perlu disiapkan tidak memiliki satu angka universal. Perusahaan dapat menggunakan data onboarding dan replacement sebagai dasar untuk memperkirakan kebutuhan, kemudian mempertimbangkan pola pengadaan, waktu produksi, dan stok yang ingin dipertahankan.

Untuk perusahaan kecil, pemesanan berdasarkan kebutuhan aktual mungkin sudah cukup. Sementara perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan dapat memperoleh manfaat dari pencatatan stok, minimum stock, reorder point, master spesifikasi, dan dokumentasi artwork.

Hal yang tidak kalah penting adalah menjaga konsistensi. Ketika lanyard replacement dipesan beberapa bulan setelah pengadaan awal, spesifikasi yang jelas membantu memastikan produk pengganti tetap sesuai dengan identitas perusahaan.

Pada akhirnya, sistem yang baik bukan berarti perusahaan harus menyimpan lanyard sebanyak mungkin. Tujuannya adalah memastikan ketika karyawan baru masuk atau membutuhkan replacement, perusahaan sudah mengetahui apa yang harus disiapkan, berapa kebutuhannya, dan bagaimana mendapatkan lanyard dengan spesifikasi yang sesuai.

FAQ

Apakah perusahaan perlu menyediakan stok lanyard untuk karyawan baru?

Tidak ada kewajiban jumlah tertentu. Kebutuhan stok bergantung pada jumlah recruitment, replacement, lead time pengadaan, dan kebijakan internal perusahaan. Namun bagi perusahaan dengan onboarding rutin, memiliki stok tertentu dapat membantu mengurangi kebutuhan pemesanan mendadak.

Berapa lanyard replacement yang harus disiapkan perusahaan?

Tidak ada persentase universal yang berlaku untuk semua perusahaan. Data replacement aktual lebih baik digunakan sebagai dasar. Jika belum memiliki data historis, perusahaan dapat menggunakan perkiraan awal kemudian mengevaluasinya setelah beberapa periode.

Apakah lanyard karyawan baru harus sama dengan lanyard karyawan lama?

Jika perusahaan ingin menjaga konsistensi identitas visual, sebaiknya spesifikasinya mengikuti standar yang sama selama desain dan standar tersebut masih berlaku. Jika perusahaan memiliki sistem lanyard berbeda berdasarkan divisi atau lokasi, desain replacement harus mengikuti kategori pengguna yang sesuai.

Kapan perusahaan sebaiknya melakukan repeat order lanyard?

Repeat order sebaiknya mulai direncanakan sebelum stok mencapai kondisi kritis. Reorder point dapat ditentukan berdasarkan konsumsi rata-rata dan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengadaan, produksi, QC, dan pengiriman.

Apakah stok lanyard replacement harus disimpan dalam jumlah besar?

Tidak selalu. Stok yang terlalu besar juga dapat menimbulkan risiko jika perusahaan melakukan rebranding atau mengubah spesifikasi. Jumlah stok sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan aktual dan kemungkinan perubahan desain.

Bagaimana jika perusahaan memiliki banyak cabang?

Stok dapat dikelola secara terpusat atau dibagi berdasarkan lokasi. Jika setiap cabang memiliki kebutuhan berbeda, pencatatan sebaiknya mencakup lokasi, jumlah karyawan, kebutuhan onboarding, replacement, dan stok masing-masing.

Apa saja data yang perlu disimpan untuk repeat order lanyard?

Minimal simpan artwork final, versi desain, ukuran lanyard, material, teknik printing, jenis aksesori, finishing, quantity, tanggal produksi, serta catatan khusus. Dokumentasi tersebut membantu mengurangi risiko perbedaan spesifikasi pada pemesanan berikutnya.

Apakah lanyard yang dikembalikan karyawan bisa digunakan kembali?

Hal tersebut bergantung pada kebijakan perusahaan dan kondisi lanyard. Perusahaan perlu menentukan sendiri apakah lanyard bekas dapat dikembalikan menjadi stok, harus diganti, atau tidak digunakan kembali.

Apa yang harus dilakukan jika lanyard replacement berbeda dari pesanan sebelumnya?

Bandingkan artwork, spesifikasi, dan hasil produksi sebelumnya dengan produk replacement. Jika terdapat perbedaan yang tidak direncanakan, komunikasikan detail tersebut kepada vendor agar sumber perbedaannya dapat diperiksa sebelum melakukan produksi berikutnya.